På denne siden: 

Takk

Hva innebærer det å ha ansvar for en parallellsesjon?

Hva tilbyr vi parallellansvarlige og innledere?

Viktige datoer

Hvordan lage en aktiv og inspirerende sesjon?

Annen praktisk informasjon

Kommunikasjon og sosiale medier

Kontakt

Takk!

Takk for at du har sagt ja til å ta ansvaret for en parallellsesjon på Pasientsikkerhetskonferansen 2024!

Denne konferansen betyr mye for mange, og tilbakemeldingene fra deltakerne er jevnt over svært gode. De er fornøyde både med konferansen generelt og parallellsesjonene spesielt. Vi er så heldige at vi kan tilby en stor bredde i det faglige innholdet i parallellene, og i fjor sa 97 % deltakere at de ble motivert til videre arbeid med pasient- og brukersikkerhet og over 90 % opplever at programmet løftet de viktigste utfordringene og mulighetene for å øke pasient- og brukersikkerheten i Norge. ​ Den store bredden av parallellene bidro til de gode svarene.

Pasientsikkerhetskonferansen har som mål å dele kunnskap, inspirere til arbeid med pasientsikkerhet, og bidra til reduksjon av pasientskader og forbedring i helse- og omsorgstjenesten. Konferansen skal også gi konkrete råd og verktøy til å gjøre dette. Konferansen arrangeres på The Qube og samler et stort antall deltakere fra hele helse- og omsorgstjenesten. I fjor deltok ca 1200 fysisk og over 300 strømmet konferansen live. Det blir også i år mulig å delta digitalt og fysisk.

På denne siden vil du finne informasjon som er nyttig for deg i din planlegging av parallellen. Du finner praktisk informasjon, viktige datoer og milepæler og du får konkrete tips til både planlegging og gjennomføring av din parallell.

Lykke til med dette viktige arbeidet!

Vennlig hilsen

Kari Annette Os

Programansvarlig for Pasientsikkerhetskonferansen og avdelingsdirektør for avd. pasientsikkerhet i Helsedirektoratet
 

Hva innebærer det å ha ansvar for en parallellsesjon?

I forkant av konferansen

• Holde kontakt med koordinator for parallellsesjoner, Julia Szabo, og møte opp på informasjonsmøter.
• Utvikle sesjonen - både det faglige innholdet og og formatet (noen paralleller egner seg som workshops, andre som tradisjonelle innlegg).
• Finne aktuelle innledere.
• Beskrive innholdet i parallellen tydelig, slik at det er godt samsvarer med beskrivelsen og planlagt innhold i programmet Dette innebærer blant annet å beskrive målgruppen, læringsmål og budskapet. I tillegg kort om formatet. Dersom det er en workshop bør det framkomme tydelig i beskrivelsen.
• Tilpasse budskapet til målgruppen.
• Godkjenne om presentasjonen kan deles og legges tilgjengelig på våre nettsider i etterkant av konferansen.
• Sjekke bilder og illustrasjoner med opphavsrett med tanke på å gjøre presentasjoner tilgjengelig på nettsiden i etterkant.
• Diskuter gjerne formatet på parallellen med oss i forkant og teste gjerne opplegget i forkant (for eksempel hvis du planlegger paneldebatt eller workshop).
• Kommuniser behov for bistand på parallellsesjonen med medhjelper fra Helsedirektoratet.

Underveis

• Få foreleser til å føle seg komfortabel (for eksempel informere innlederne om hvor og når de skal møte deg, test teknisk utstyr i forkant, osv.)
• Ha en plan B hvis foreleser ikke kan stille opp.
• Kontakt og fordele oppgaver med din medhjelper

Etter konferansen

• Sende takke e-post til innlederne.
• Hente inn presentasjon fra innleder og sjekke opphavsrett.
• Følge opp behov for å dekke utgifter.

Det skal kun registreres én ansvarlig per sesjon, hvis ikke annet er avtalt.

 

Viktige datoer og frister for deg som har ansvar for en parallellsesjon

 

13. mai                        Informasjonsmøte #1 for parallellansvarlige

13. mai                        Frist for å levere beskrivelse av sesjonen. Benytt dette skjemaet

3. juni                          Lansering av programmet for årets konferanse og påmelding

16. september            Frist for å sende inn fullstendig oversikt over innledere

18. oktober                 Informasjonsmøte #2 for parallellansvarlige

21-22. november        Pasientsikkerhetskonferansen

 

Hvordan planlegge en aktiv og inspirerende sesjon?
 

Beskriv sesjonen

For at deltakerne skal kunne velge den parallellsesjonen som er best for deres behov, må beskrivelsen av sesjonene være både informativ og appellerende. Beskrivelsen skal ikke være en fullstendig kjøreplan, men teksten bør være en god beskrivelse av innholdet og være så fristende, slik at deltakerne forstår hva sesjonen handler om og velger å melde seg på din parallell. En redaksjonskomite kommer til å gjennomgå titler og tekster, for korrektur og språkvask. For å beskrive sesjonen din benytt dette skjemaet.

Tips til beskrivelse av en parallellsesjon:

1. Utform en god tittel som er kreativ, men samtidig hinter til hva sesjonen handler om
2. Beskriv sesjonen slik at det fremstår mest mulig relevant for målgruppen 
3. Vær tydelig på formålet:
   • Får deltakerne presentert ideer til hvordan gjøre noe?
   • Skal deltakerne drøfte og dele egne erfaringer med å gjøre noe?
   • Skal deltakerne læres opp i noe nytt?
4. La gjerne deltakerne få muligheten til å forberede seg, men ikke planlegg ut ifra en forutsetning om at alle deltakerne har fulgt alle oppfordringer
5. Påse at det er en tydelig sammenheng mellom «Om sesjonen» og «Læringsmål».

 

Gode råd til planlegging av en sesjon

1. Definer stemningen dere vil ha i sesjonen, og la deltakerne føle på denne allerede når de kommer inn i rommet.
2. Gi deltakerne råd og eksempler på HVORDAN noe kan gjøres, og ikke glem HVORFOR det er viktig.
3. La deltakerne snakke sammen innen det er gått 20 minutter av sesjonen.
4. Varier mellom designet på sesjonen hvert 20. minutt (plenumforedrag, plenumssamtale, gruppesamtale, individuell refleksjon, Slido, m.fl.).
5. Bruk korte innlegg og unngå opplesning av PowerPoint presentasjonen.
6. Våg å la deltakerne gi innspill og vurderinger underveis som kan brukes i plenum.

Når dere starter planleggingen av en parallellsesjon, kan dere bruke elementene i Design star på side 6 i denne artikkelen om Facilitation (EN) / Facilitering (DK).

Henrik Ahlen har i sin bloggpost Confrences do and don'ts oppsummert sine anbefalinger til gode konferanser. Mange av disse er også relevante for planleggingen og gjennomføringen av en parallellsesjon, og her er en forkortet liste her:

 

DO’s

DON’Ts

Less What and Why, more How!  Urge all speakers to end their talk with an action list. The audience wants to engage, so the speaker should give them 1–3 concrete things they can do. The time flow is crucial, avoid interruptions Avoid switching computers on stage. If you must have several computers, hook them all up to a switch. Play energizing walk-in and walk-out music before/after every break. It sets a good mood, creates energy and is a powerful signal that the next program is starting. Make the audience applaud the speakers when they start.There are studies showing that if the audience applauds the speaker as he or she enters the stage, the audience is more receptive to the messages in the speech. Make a realistic time plan for the talks. You must plan the time slots for the speakers so that there is time not only for the talks themselves but also for the set-up time, such as getting up on stage, being introduced, get the presentation up on the screen, etc. Also, usually the speaker is speaking faster when rehearsing, so you need a margin for this too. This means that for a 20-minute time slot you need to reserve 3 minutes for the setup-time and 3 minutes for the slower pace. That leaves 14 minutes time for the talk, so you tell the presenter to prepare a 14-minute talk. Be fanatic about keeping the time schedule. First of all, don’t delay the start because there are many people still arriving at the door on the official starting time. Start on the official time, exactly. Always. This is in order to pay respect to all the people that made the effort to be there on time, instead of letting the latecomers make everybody suffer. Start buzzing the crowd 15 minutes before the start, and then every 5 minutes and finally start on the second. Try to mix on-stage panels/conversations and stand-alone speakers. Mix short and long talks, but don’t allow any speaker to use more than 30 minutes. The shorter the better! This is the biggest success factor of the TED conference; their talks are between 3 and 18 minutes! Panel discussions: If you have a panel on stage, prepare the panel members before the event. First coach them individually, as all speakers. Then organize a group call or Skype session where you discuss together how to organize the panel discussion so that everybody stays within the theme and avoid repeating each other’s messages. And make sure your mix of panel members offers variety and different views. Encourage a heated debate, discourage everybody agreeing with each other. Se også ‘How to Run a Conference Panel That Isn’t Horrible’ Encourage questions from the audience, but only allow one, very short question per person. The moderator must ruthlessly cut off people that are blabbing away without formulating a concrete question or posing more than one question.

Don’t let speakers spend more than 1 minute to present themselves. Make them rehearse their personal presentation and keep it very short and relevant to the theme of the event. The value of their talk should come from its content and delivery, not from their backgrounds! Don’t let speakers sell their companies’ products or services on stage. And don’t allow company logos in their slides, except for on the last slide. Avoid large panels and encourage disagreement. A panel discussion with more than 4 members usually turns into monologues, since there is too little time for debate between the panel members. It is also important that all the panellists do not agree with each other on the topic, that creates a boring discussion. Don’t let panel members pitch their own ideas on stage. Make them discuss the topic with each other, that is the whole value of a panel session. Don’t let the speakers use any acronyms. They are guaranteed to confuse large parts of the audience. All acronyms must be spelt out and explained, preferably on a slide. Don’t let speakers run over their allotted time. This is an insult both to the audience and the following speakers. Make this very clear to the speaker in advance, ask them if they have rehearsed and timed their talk. If they still run over, use a red light, a count-down clock (à la TED) or a big, strong moderator to force them off the stage. No exceptions for the big-shots either! Don’t allow the participants posing questions to present their names or what organisation they come from. This takes time and puts the focus on the person asking and not the question posed. Don’t allow anyone in the audience to ask more than one question at the time. Neither the speaker nor the audience can remember two questions! Don’t allow the audience to pose long-winding comments or questions that are more about presenting themselves. This steals time from everyone else.

 

Elektroniske hjelpemidler

Det finnes en rekke elektroniske hjelpemidler for god og involverende fasilitering. Verktøyene Kahoot, Menti, Curipod og Slido er velprøvde hjelpemiddel som fungerer godt.

 

Inviter innledere til sesjonen

Gode, aktuelle innledere er viktige for å lokke deltakere til en sesjon. Det er derfor viktig å jobbe godt med å finne gode og riktige innledere. De bør også representere et mangfold av kjønn, geografiske lokasjoner og profesjoner.

Det er viktig at du avklarer riktig stillingstittel og arbeidssted med hver innleder.

Ulike måter å sette opp en sesjon 

For å hjelpe til å utforme innslag i programmet har vi laget noen eksempler på hvordan du kan bygge opp din sesjon. Disse malene er basert på at en sesjon/bolk varer i en time, med seks minutter per del. Nedenfor ser dere at disse delene kan deles i forskjellige måter. Det viktigste er at innholdet er variert i form og uttrykk. Det kan variere mellom samtaler, filmer og presentasjoner.

 

Parallellsesjon_dramaturgi.png

 

 

Annen praktisk informasjon

• Mikrofoner og bøyler vil være tilgjengelige som standard ut fra det rommet du har fått tildelt (se kart over the Qube):
  • Luftrom 1: 3 bøyler, 1 håndholdt mikrofon
  • Luftrom 2: 2 bøyler, 1 håndholdt mikrofon
  • Luftrom 3: 2 bøyler, 2 håndholdt mikrofon
  • Terminal 1: 2 bøyler, 1 håndholdt mikrofon
  • Terminal 2-5: 1 håndholdt mikrofon
  • Multiarena 1: 2 bøyler, 1 håndholdt mikrofon
  • Multiarena 2 og 3: 1 bøyle
  • Qube 3 og Qube 4: 2 bøyler, 1 håndholdt mikrofon
  • Qube 5: 1 bøyle
• Alle sesjoner vil få tildelt en person som vil kunne hjelpe til med det praktiske underveis. Konferansehotellet stiller med tekniker ved behov, disse må kontaktes underveis.
• Det anbefales å teste alle presentasjoner, videoer osv. i forkant av sesjonen.
• Presentasjoner og materiell brukt i parallell blir tilgjengeliggjort på nettsider i etterkant dersom ikke annet er avtalt. NB. Bilder og illustrasjoner må gjennomgås med tanke på opphavsrett.
• Dere må selv ta med PC som er disponibel for foredragsholdere i din parallell, og organisere slik at innlederne enten sender inn sine presentasjoner til dere eller tar dem med på minnepinne. Ta gjerne med egen "klikker" dersom dette er ønskelig.
• Rommene til parallellsesjoner er ikke klare før på morgenen torsdag 23. november. Det vil si at dere ikke kan komme inn i rommet kvelden i forkant.

Kommunikasjon og sosiale medier

Pasientsikkerhetskonferansen promoteres på en rekke kanaler: på nettsiden pasientsikkerhetskonferansen.no, på I trygge hender 24-7s nyhetsbrev og sosiale medier. I tillegg vil det ligge informasjon om konferansen på Helsedirektoratets kanaler, samt kanalene til aktørene bak I trygge hender 24-7.

Den offisielle emneknaggen til konferansen er #PSK24 Bruk gjerne også #Pasientsikkerhet og #ITryggeHender.

Frem mot konferansen vil vi promotere de forskjellige innslagene og innlederne på programmet, i de ulike kanalene. Snakk med din leder om å delta på konferansen, inviter kollegaer og del gjerne informasjon om konferansen i dine nettverk.

Kontakt

Parallellansvarlige kan gjerne ta kontakt med prosessansvarlig Julia Szabo julia.szabo@helsedir.no for bistand i forkant dersom spørsmål ikke kan besvare ved informasjon som finnes på disse sidene. Innledere skal i utgangspunktet kun forholde seg til sin parallellansvarlig.

På selve konferansedagene vil  Marianne Bretteville fra Helsedirektoratet følge opp praktiske hensyn. Det er en egen info-stand i foajeen, som er der for deg, om du lurer på noe underveis.